Miksi jotkut Helsingin IT-hankkeista ovat epäonnistuneet? Omia pohdintoja.

Toimittaja Marja Salomaa kysyi Helsingin Sanomissa (18.11.2024, linkki juttuun) syitä siihen, miksi Helsingin IT-hankkeet epäonnistuvat toistuvasti.

Helsingin kaupungin IT-hankkeiden epäonnistuminen johtuu merkittävistä puutteista hankintojen valmistelussa, johtamisessa ja osaamisessa. Tässä kirjoituksessa tarkastelen KASKO-hankkeen ongelmia omasta näkökulmastani, lähes kahden vuosikymmenen kokemuksella IT-alalta. Kasko-hankkeen pohdintani perustuvat julkiseen keskusteluun sekä omiin pohdintoihin kaupungin tarjouspyyntöjen painotuksista.

Kaupungin omat selvitykset ovat nähneet syyt itsensä ulkopuolella ja markkinassa, joten tässä pohdinnassa tuon ajatuksiani myös kaupungin omaan toimintaan liittyen. Olen työskennellyt IT-alalla yli 20 vuotta, pääosin myynnin ja hankejohdon rooleissa. Olen työtehtävissäni myynnin roolissa lukenut varmaankin noin 100 kaupungin IT-tarjouspyyntöä ja pohtinut mitä ja miten voisin tarjota. Vielä noin 10 vuotta sitten kaupungilla oli sisäinen "malli" valmistella hankkeita paremmin, mutta viime vuosina on yleistynyt käytäntö ettei hankkeita valmistella vaan ostetaan tiimi ja lähdetään toteuttamaan. 

Kasko-hankkeen pohdintani perustuvat julkiseen keskusteluun sekä omiin pohdintoihin kaupungin tarjouspyyntöjen painotuksista.

Puutteellinen valmistelu ja markkinakartoitus

Kaupunki ei kartoittanut käyttäjätarpeita eikä valmisratkaisuja ennen hankkeen aloittamista. Kokonaisuuteen lähdettiin melko vähäisellä taustojen selvitystyöllä. Uskoisin, että paneutuminen paremmin hankinnan kohteen miettimiseen ja käyttäjien tarpeiden kartoitukseen olisi ollut hyödyllistä ennen toteutustiimin hankintaa. Samassa yhteydessä olisi voinut arvioida markkinoilla olevia valmisratkaisuja. Panostaminen sen selvittämiseen, että mitä ollaan hankkimassa ja mitä uuden järjestelmän tulisi tehdä. Sen pohjalta arvio, löytyykö markkinalta valmista ratkaisua vai onko kyseessä uniikki tarve.

Väärä hankintatapa: resurssiosto ilman suunnitelmaa

Kaupunki on viime vuosina suosinut sellaista ostamisen tapaa, jossa tarjouspyyntö ja hankinnan kuvaus on hyvinkin suppea, painopisteen ollessa hankittavan ohjelmistokehitystiimin osaamisen kuvaus-Exceleissä. Suunnittelu tapahtuu osin ikään kuin matkan varrella. Tällainen malli soveltuu sellaisiin organisaatioihin, joissa ohjelmistokehityksen johtaminen ja osaaminen on olennainen osa henkilöstön toimenkuvaa. Ymmärtääkseni Kaskon tapauksessa osin kasvatusalan ammattilaiset ovat päätoimensa ohella joutuneet ohjaamaan "Product Ownereina" hankitun tiimin tekemistä. Tehtävä on vaativa eikä siihen tulisi ryhtyä ilman tarvittavaa aikaa ja osaamista. Valmisteluvaiheen yksi tärkeä osa onkin pohtia myös tulevan hankinnan tapaa, eli onko tarkoitus ostaa valmisohjelmisto vai mahdollisesti "tehdä itse pitkästä tavarasta." Helsinki ei riittävästi arvioinut oman henkilökunnan osaamista ja resursseja ryhtyessään kehittämään tällaista järjestelmää räätälöidysti.

Johtamisen ja valvonnan ulkoistaminen

Helsingin kaupungin IT-hankkeissa ajattelu ja johtaminen ulkoistettiin liikaa konsulteille, mikä johti järjestelmän suunnittelun ja toteutuksen paisumiseen sekä kustannusten hallitsemattomaan kasvuun. Konsulttien käyttö on sinänsä hyväksyttävää, mutta tilaajalta vaaditaan aina riittävää osaamista projektin valvontaan ja johtamiseen, erityisesti räätälöidyissä järjestelmissä. Tässä tapauksessa merkittävin virhe oli "laiska ostaminen", eli konsulttien palkkaaminen ilman selkeää suunnitelmaa ja tavoitteita, mikä korostaa kaupungin hankintamallin puutteita. Malli, jossa keskitytään asiantuntijoiden määrän ja osaamisen kuvaamiseen järjestelmän todellisten tavoitteiden sijaan, ei sovellu kaikkiin hankintoihin ja johtaa väistämättä ongelmiin, jos tilaajaorganisaatiolta puuttuu tarvittava asiantuntemus.

Kaupunki tuntuu usein sysäävän epäonnistuneet hankinnat muiden syyksi. Olisiko nyt aika sille, että tarkasteltaisiin aikaisempaa kriittisemmin omia IT-ostamisen ja johtamisen tapoja?

KASKO-hanke kaatui valmistelun ja johtamisen puutteisiin. Hanke osoitti, miten kallista ja tehotonta on lähteä räätälöimään järjestelmää ilman selkeää suunnitelmaa ja tilaajan osaamista.

32 miljoonaa hukkaan on valtava summa. Sillä rahalla olisi voinut parantaa lasten ja nuorten hyvinvointia esimerkiksi hankkimalla digilaitteita, palkkaamalla 300 koulupsykologia ja kuraattoria, kunnostamalla koulujen tiloja tai tukemalla nuorten mielenterveysjärjestöjä ja maksuttomia harrastusryhmiä syrjäytymisen ehkäisemiseksi. Varmaan rahaa olisi riittänyt vielä luokkakokojen pienentämiseen ja opettajien palkkaamiseen niille alueille, joissa oppilasmäärät ovat suuria. 

Viisautta ja arkijärkeä toivon jatkossa kaupungin IT-hankintoihin.

Olen julkaissut tämän kirjoitukseni alunperin LinkedInissä 21.11.2024